La eficiencia y usted: Cómo ahorrar tiempo en el trabajo
El tiempo es nuestro recurso más preciado; una vez que se ha perdido no podemos recuperarlo. Por eso buscamos constantemente formas de maximizar el tiempo que tenemos y de asegurarnos de que utilizamos cada segundo de ese tiempo sabiamente.
Tal vez el lugar donde somos más conscientes del tiempo es en el trabajo. Tenemos un número limitado de horas al día para dedicar al trabajo y probablemente todos preferiríamos estar haciendo otra cosa. Pasar tiempo con la familia, viajar y dormir son actividades habituales con las que soñamos despiertos durante el tiempo de trabajo.
Normalmente intentamos ser lo más productivos posible, pero hay algunas cosas que podríamos hacer de forma diferente. Veamos algunas de las formas en las que podemos ahorrar tiempo mientras estamos en el trabajo, de modo que tengamos un poco más de él para hacer las cosas que realmente nos gustan.
Reorganice su tiempo
Hay periodos del día en los que no haces más que perder el tiempo. Los atascos, las colas en la máquina de café o en la fotocopiadora y la espera de los trabajos de impresión pueden consumir el tiempo limitado que tienes en el trabajo. Es importante que te des cuenta de en qué se te va el tiempo.
Si su horario de trabajo es algo flexible, considere la posibilidad de salir de casa unos minutos antes o después por la mañana. Incluso una diferencia de sólo 15 minutos puede evitarle lo peor del tráfico. Además, si su edificio tiene un ascensor que está abarrotado por la mañana, tomar las escaleras puede ahorrarle tiempo. Sin embargo, debe calcular el tiempo de cada método de transporte y estar seguro de que uno es realmente mejor que el otro.
Mientras esperas a tomar un café, o a que tu compañera de trabajo termine su tarea de copiado, revisa tu correo electrónico en tu tableta o teléfono o toma algunas notas para una próxima reunión. No hay ninguna razón para dejar que tu tiempo de inactividad sea demasiado ocioso.
Establece momentos específicos a lo largo del día para revisar tu correo electrónico. A no ser que estés esperando algo importante, revisar el correo electrónico más a menudo puede hacerte perder un tiempo que es mejor emplear en otra cosa.
Racionalice sus tareas
Hay varias tareas relacionadas con la oficina que puedes realizar de forma más eficiente, lo que ahorra tiempo a todos. Si su trabajo consiste en gestionar el correo de la oficina, invierta en un software de envío que le permita imprimir el franqueo comercial directamente desde su escritorio. Se acabaron las pérdidas de tiempo en viajes a la oficina de correos.
Aprende a utilizar correctamente las herramientas que tienes a tu disposición. Familiarízate con los entresijos de Microsoft Office o de otros programas que utilices. Es probable que no los estés utilizando en todo su potencial. Si otros miembros de tu equipo están en la misma situación, considera la posibilidad de realizar una sesión de formación en grupo, para que todos puedan estar en la misma página.
Si aún no lo has hecho, aprende a delegar. Las personas de tu equipo tienen diferentes puntos fuertes, y sus trabajos pueden coordinarse con el tuyo para facilitarte el trabajo. Determine las tareas que los miembros del equipo están preparados para realizar y asígnelas. En última instancia, esto ahorra tiempo a todos y hace que su equipo o departamento funcione con mayor fluidez.
Trabajar con antelación, dentro de lo razonable
Es normal mirar hacia adelante, hacia las cosas que aún no se han hecho, pero esto puede sabotear tu tiempo. iSi estás pasando tiempo pensando en cosas que aún no han sucedido, estás quitando tiempo a las cosas que están sucediendo ahora.
Mantén una lista de tareas actualizada, pero no la mires hasta el final del día. Unos minutos antes de salir por la tarde, despeja tu mesa y prepara tus tareas para el día siguiente. Así tendrás una idea clara de lo que acabas de hacer y de lo que te queda por hacer al día siguiente.
Tomar descansos
Puede parecer una buena idea trabajar durante los descansos o la hora del almuerzo, pero no podría ser más erróneo. Si te privas de la oportunidad de despejar la mente, reagruparte y repostar, te estás abocando al fracaso.
Haz pausas religiosas e intenta mantener un horario regular de comidas. Asegúrate de salir a la calle, caminar un rato y tomar aire fresco. No mires los correos electrónicos del trabajo mientras comes. Aprovecha ese tiempo para revisar tus cuentas de redes sociales, jugar o ponerte al día con tus llamadas telefónicas personales. Un descanso mental y físico te ayudará a sentirte recargado y listo para abordar tus tareas de la tarde con gusto.
Unos simples cambios en tu jornada laboral pueden tener un gran impacto en tu productividad general. Intenta encontrar formas de maximizar tu tiempo en el trabajo y volver a hacer las cosas que realmente te gustaría hacer.