Los peores errores de gestión de proyectos y cómo evitarlos
La gestión de proyectos es casi siempre de alto riesgo. Siempre que hay equipos implicados, hay múltiples formas y razones por las que los elementos del proyecto pueden disolverse, sobrepasar los plazos o terminar muy por encima del presupuesto. Hay docenas de maneras de que los proyectos fracasen.
Los problemas suelen ser difíciles de precisar y varían mucho de una empresa a otra y de un equipo a otro. Pero después de leer una serie de estudios de casos y estadísticas significativas, hemos identificado cuatro errores clave que muchos proyectos cometen… y hemos hecho sugerencias sobre cómo los empresarios y las pequeñas empresas pueden evitar las mismas trampas en las que otros han caído.
Mala planificación introductoria
La mayoría de nosotros ha formado parte de proyectos con objetivos, plazos o recursos poco claros y en los que no todos los miembros del equipo están de acuerdo. Todas estas cosas son una receta para una mala planificación inicial, que casi garantizará que el proyecto fracase de una forma u otra.
Todo proyecto debe tener un objetivo identificable que alcanzar o un problema que resolver. Lo ideal es que cualquier miembro del equipo del proyecto pueda identificar el problema o el objetivo en no más de una frase. Todos deben estar en la misma línea. Cuando los objetivos del proyecto carecen de claridad hasta el punto de que los distintos miembros del equipo tienen ideas diferentes de lo que es, o les cuesta más de una frase identificarlo, el proyecto podría tener un alcance demasiado difuso.
Tener una misión clara para un proyecto garantizará que toda la planificación introductoria sea ajustada, concisa y clara, y ayudará a eliminar la complejidad innecesaria. ¡Y ese es un detalle importante!
Aumento del alcance del proyecto
A veces ocurre que proyectos aparentemente sencillos se van rápidamente de las manos. Por ejemplo, los proyectos para maximizar la eficiencia pueden pasar de la simple configuración de los temporizadores del navegador en los ordenadores de la empresa a cambiar por completo la organización del lugar de trabajo. Este problema, llamado «scope creep», afecta a muchos proyectos. Pero a veces también ocurre que los proyectos crecen por necesidad.
La solución es crear un proceso de gestión, tanto para el proyecto como para cualquier cambio en el mismo. El uso de software de gestión de proyectos puede ayudar a separar un proyecto en tareas más manejables dentro de su alcance inicialmente definido y limitar cualquier crecimiento orgánico del alcance del proyecto. Y si el equipo necesita ampliar el alcance del proyecto, haga que lo haga en un sentido gerencial, coordinando con los supervisores para asegurar que cualquier crecimiento necesario pueda ser segmentado y fácilmente añadido al plan original del proyecto. Esto también garantiza que el equipo tendrá la aprobación para utilizar recursos adicionales.
Mala comunicación del equipo
Hay tres áreas clave en las que las comunicaciones fallidas pueden arruinar un proyecto: la circulación de la información, la puntualidad de las comunicaciones y la calidad de las mismas. Especialmente en un lugar de trabajo ajetreado o estresante, la comunicación puede fallar entre los miembros del equipo que colaboran, lo que significa que las tareas importantes pueden retrasar las fechas de finalización o no recibir las comprobaciones exhaustivas que deberían.
A menudo, el software de gestión de proyectos puede ayudar con estos problemas, ya que garantiza que los activos del proyecto se compartan y recuerda a los compañeros de equipo que deben comunicarse antes de los plazos importantes. Pero si tu pequeña empresa no es lo suficientemente grande como para una solución empresarial para la gestión de proyectos, considera la posibilidad de utilizar redes sociales o herramientas de colaboración exclusivas para empresas, que aumentan la facilidad de comunicación entre los compañeros de equipo y permiten a todas las personas acceder a los archivos importantes. Esta es una función que incluso los documentos y el chat de Google pueden cumplir, si tienes un presupuesto. Considera también la posibilidad de celebrar breves reuniones diarias o semanales entre todas las partes importantes.
No pierda de vista la pelota
La gestión de proyectos tiene muchos obstáculos; pero a menudo los puntos de dolor entre los proyectos pueden ser lo suficientemente visibles desde la distancia como para que usted (y su empresa) puedan protegerse de los peores contratiempos posibles. No olvide nunca mantener la vista en la pelota: los objetivos y puntos de referencia del proyecto. En muchos casos, el simple hecho de preguntarse «¿dónde puede salir mal?» puede aportar valiosas ideas sobre dónde y cómo anticiparse al fracaso.