Ventajas e inconvenientes del software financiero para su empresa
Cuando se trata de gestionar las finanzas de su empresa, algunas compañías lo tienen todo controlado, y otras se encuentran en un desastre.
Las finanzas de las empresas pueden ser difíciles de manejar, y algunos creen que el uso de software financiero es la respuesta a todos los problemas financieros relacionados con la empresa. En algunos casos, puede serlo. Pero el software financiero no es tan mágico como algunas empresas pueden hacer creer.
Si su empresa está considerando la posibilidad de utilizar un software financiero, a continuación se indican algunos pros y contras con los que debe familiarizarse antes de dar el paso.
Pro: Puede manejar una variedad de tareas financieras.
Una de las mejores cosas del software financiero es su capacidad para realizar una multitud de tareas financieras. La mayoría de los programas, incluso las opciones básicas, no sólo pueden almacenar y organizar su información financiera, sino que también pueden generar facturas, crear informes financieros y ayudarle a proyectar sus finanzas futuras en incrementos mensuales o anuales basados en las tendencias actuales.
Contra: Puede ser caro.
Aunque existe una gran variedad de programas financieros, incluso las opciones más básicas pueden ser caras. Dependiendo del tamaño de su empresa y de su situación financiera actual, esto puede ser demasiado para usted.
Pro: Puede integrarse con los sistemas actuales.
A algunas empresas les preocupa que su software financiero no se integre con otros programas que actualmente utiliza la empresa. En la mayoría de los casos, no hay de qué preocuparse. Los diseñadores y programadores de software saben que las empresas no sólo utilizan un programa, por lo que diseñan su programa para que funcione en conjunto con otros programas. Si tiene dudas sobre si un determinado programa funcionará o no con su software actual, simplemente pregunte al fabricante.
Desventaja: Requiere formación.
Como cualquier programa o software nuevo, sus empleados tendrán que dedicar tiempo a aprender a utilizarlo. Esto significa que tendrán que dejar de lado sus responsabilidades originales para aprender a manejar el nuevo programa. Si hay algún problema, tendrán que ponerse en contacto con los servicios de asistencia para aprender a solucionar el problema. Si va a adquirir un software financiero, asegúrese de estimar el coste de la formación de sus empleados, y calcúlelo también en el coste total.
Pro: Puede proporcionar información en tiempo real.
Disponer de información en tiempo real sobre la situación financiera de su empresa siempre es beneficioso, y el software financiero le permitirá hacer precisamente eso. Con el software, puede generar un informe basado en las finanzas del mes pasado, o puede generar información que le diga dónde se encuentra actualmente.
Inconveniente: es posible que sigas necesitando programas financieros adicionales.
Aunque se haya gastado el dinero en un programa financiero de alta gama, es posible que este software no pueda hacer todo lo que usted necesita. Esto significa que es posible que tenga que gastar el dinero en otros programas de software para poder manejar todas las responsabilidades. Por ejemplo, si el departamento de contabilidad de su gran empresa observa constantemente problemas de conciliación bancaria entre sus estados financieros y su programa, es posible que tenga que invertir en un software de conciliación bancaria que muchas empresas emplean para aliviar la situación.